Kontoauszüge: Digitales korrekt archivieren

Niedrigere Gebühren zahlen und die eigenen Bankgeschäfte direkt am Büro-Schreibtisch führen: Die Vorteile des Online-Bankings nutzen viele Freiberufler und Selbstständige schon seit längerer Zeit. Damit kommen die Kontoauszüge allerdings auch meist online daher – mit Folgen für die Buchhaltung und das Archiv. Denn ausdrucken allein reicht hier nicht.

Immer mehr Freiberufler und Selbstständige nutzen die Online-Banking-Angebote der verschiedenen Geldinstitute. Filiale war gestern – und wird häufig nur noch dann benötigt, wenn das Bargeld ausgeht. Der Kontoauszugsdrucker wird durch den heimischen PC ersetzt, da die Banken die Kontoauszüge meist nur noch in elektronischer Form zur Verfügung stellen.

Für Unternehmer wird dies dann zum Problem, wenn die Auszüge nicht digital archiviert werden. Denn die Finanzverwaltung vertritt den Standpunkt, dass Kontoauszüge, die elektronisch übermittelt werden, originär digitale Belege sind. Mit anderen Worten: Ausdrucken allein reicht nicht. Digitale Belege müssen immer in ihrer originären Form – also digital – aufbewahrt werden. Wer den Kontoauszug einfach ausdruckt und dann das digitale Dokument löscht, verstößt gegen die Aufbewahrungspflichten. Denn der Ausdruck ist lediglich eine Kopie.

Selbstständige sollten also sicherstellen, dass die digitalen Kontoauszüge so gespeichert sind, dass sie weder verändert noch gelöscht werden können. Alternativ empfiehlt beispielsweise das Bayerische Landesamt für Steuern, die Kontoauszüge direkt beim Kreditinstitut zu archivieren. Allerdings muss hier sichergestellt sein, dass die Finanzverwaltung während der Aufbewahrungsfrist jederzeit die Auszüge einsehen kann. Das gilt übrigens auch, wenn der Unternehmer seine Kontoauszüge selbst digital archiviert: Hier müssen die Daten ebenfalls jederzeit verfügbar sein. und unverzüglich lesbar gemacht werden können.

Übrigens: Diese strengen Aufbewahrungspflichten gelten nur für Unternehmer. Private Bankkunden müssen sich lediglich dann Gedanken über ihre digitalen Kontoauszüge machen, wenn ihre positiven Überschusseinkünfte mehr als 500.000 Euro betragen. Sollten Sie hierzu Fragen haben, nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf.