Ihr E-Mail-Archiv: Sicher und für die Betriebsprüfung gerüstet

Vieles läuft auch in kleineren Unternehmen inzwischen elektronisch – vom Angebot bis zur Rechnung. War es bis vor einigen Jahren noch recht kompliziert und aufwändig, solche Geschäftsdokumente digital zu verschicken, ist die Rechnung als pdf-Datei inzwischen fast Standard. Aber Achtung: Nutzen Sie den elektronischen Weg, haben Sie auch besondere Archivierungspflichten.

Seit Januar 2015 gelten die neuen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) – ein umfangreiches Dokument, in dem aber nicht nur Neues steht. Denn mit den GoBD hat die Finanzverwaltung zahlreiche Vorschriften der Vergangenheit konkretisiert, zum Beispiel, wie mit elektronischen Belegen umzugehen ist. Oberstes Prinzip ist, dass Sie originär digital erstellte Unterlagen auf maschinell verwertbaren Datenträgern archivieren müssen. Das bedeutet, dass Sie elektronische Belege nur dann auch auf einem Datenträger aufbewahren dürfen, wenn sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten jederzeit verfügbar sind. Außerdem müssen Sie sie unverzüglich lesbar machen und die Daten müssen jederzeit ausgewertet werden können.

In der Praxis trifft dies vor allem für Belege zu, die Sie entweder per Mail als Eingangsrechnung erhalten haben oder selbst als Rechnung verschicken. Die GoBD legen hierzu fest, dass eine Rechnung, die per E-Mail im pdf-Format eingegangen ist, bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist unverändert archiviert werden muss. Die neuen Vorschriften enthalten allerdings eine wesentliche Erleichterung: Denn dient die E-Mail nur als Transportmittel für die angehängte elektronische Rechnung, ist sie nicht aufbewahrungspflichtig. Im Grunde können Sie solche Mails wie einen Papierbriefumschlag behandeln, mit dem die Rechnung per gelber Post gekommen ist: in den Papierkorb werfen.

Anders sieht es aus, wenn Sie eine E-Mail mit steuerlich relevanten Informationen erhalten – etwa dann, wenn die Rechnung direkt im Text der E-Mail steht. Dann müssen Sie die E-Mail als solche speichern, und zwar so, dass keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden können. Eine Archivierung als txt-Datei dürfte damit nicht ausreichen. Und wenn Sie solche E-Mails beispielsweise als pdf-Datei speichern, gehen die Informationen des Headers verloren. Tipp: Bitten Sie Ihre Lieferanten, Ihnen Rechnungen ausschließlich als Datenanhang zu schicken. So müssen Sie diese Belege nicht als E-Mail speichern.

Grundsätzlich gilt: E-Mails ohne steuerlich relevante Inhalte müssen weder archiviert noch bei einer Betriebsprüfung vorgehalten werden. Allerdings ist nicht immer eindeutig, wann Inhalte steuerlich relevant werden. Im Zweifelsfalle also besser zu viel archivieren als zu wenig – und das Ganze auf einem externen Server spiegeln samt der Hard- und Software, die benötigt wird, um E-Mails oder deren Anhänge wieder herzustellen und lesbar zu machen. Tipp: Vergessen Sie nicht die E-Mails auf Ihrem Smartphone, falls Sie keine serverseitige Sicherung haben.

Wenn Sie weitere Fragen rund um die Archivierung Ihrer Belege und die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen haben, vereinbaren Sie einfach ein Gespräch mit uns. Wir informieren Sie gern und praxisnah über all Ihre Fragen.